1.優(yōu)化對象
云效是企業(yè)內(nèi)部的效能研發(fā)平臺，輔助公司員工研發(fā)產(chǎn)品。本項目的優(yōu)化內(nèi)容是針對它的項目協(xié)同能力，該部分的主要功能是“創(chuàng)建并管理項目”和“線上協(xié)同推動項目流轉(zhuǎn)”。
2.設計依據(jù)
由于是自用產(chǎn)品，因此缺乏有效的數(shù)據(jù)驗證，需要找到合理的設計依據(jù)。所以我們聯(lián)系業(yè)務方開展針對員工的訪談，以職位為基礎分類，梳理他們的工作流程；根據(jù)不同的工作階段，收集各個用戶角色的使用痛點；最后將痛點進行了分析和整理，將重點問題進行了分類匯總，最終總結(jié)出結(jié)論——效率低。因此本期的優(yōu)化目標也明確下來了，就是對項目協(xié)同進行辦公提效。
3.提效內(nèi)核
在開始設計前要搞明白一件事，那就是項目協(xié)同的基礎構(gòu)成是什么？它們分別是“流轉(zhuǎn)”和“角色”。
為了方便理解，筆者把項目協(xié)同系統(tǒng)比喻成工廠，把項目推進比喻成商品制造，項目從策劃到上線，就如同商品在一條流水線上會經(jīng)歷多個加工點，從原材料到最終完工上市。這條流水線在項目協(xié)同中可以它稱為“流轉(zhuǎn)”，而在流水線上的加工點們，其實就是公司員工，我們稱他們?yōu)椤敖巧?，角色需要完成相應的任務，才能將項目從一個節(jié)點流轉(zhuǎn)至下一個節(jié)點。因此“流轉(zhuǎn)”和“角色”共同構(gòu)成了項目協(xié)同系統(tǒng)。
所以提效的關(guān)鍵就在于“角色能否順利完成任務”，同時“項目能否進行順利流轉(zhuǎn)”。滿足這兩點，項目協(xié)同系統(tǒng)才能高效運行，從而到達辦公提效。
因此我們可以得出一個公式：“辦公提效=角色完成任務的效率x流轉(zhuǎn)順暢程度”。即用戶能在順暢的流轉(zhuǎn)過程中，高效地完成各節(jié)點的任務。再結(jié)合訪談結(jié)果，本次的設計目標逐漸清晰：
提升項目流轉(zhuǎn)效率：梳理生命周期，滿足全流程覆蓋；搭建消息體系，提升信息觸達率
提升任務完成效率：概念優(yōu)化，降低學習成本；搭建高坪效頁面，提升閱讀和操作效率；多維度展示，提升決策管理能力
1.項目流轉(zhuǎn)全覆蓋
舊版云效只覆蓋了產(chǎn)品和開發(fā)，而本期我們要做全流程角色的覆蓋，因此筆者從角色和工作兩個層面重新梳理了產(chǎn)品生命周期，角色層面包括了從產(chǎn)品，設計師，開發(fā)和測試，即產(chǎn)品研發(fā)的全流程參與的員工；工作層面包括了從需求策劃一直到上線的全工作流程。主要目標是梳理出各角色需要完成的任務，同時確認在流程上的流轉(zhuǎn)節(jié)點。
在本期方案中項目流轉(zhuǎn)還是采用手動為主。舉個例子，如產(chǎn)品在云效上創(chuàng)建了一個需求，并在線撰寫了文檔，此時他可以將需求流轉(zhuǎn)給設計師，設計師收到需求后和產(chǎn)品溝通需求細節(jié)和排期，然后開始設計介入，此時產(chǎn)品即可將該需求的狀態(tài)就變?yōu)榱恕冈O計中」，以此類推角色持續(xù)推動需求流轉(zhuǎn)，直至完成上線。
在未來我們將會實現(xiàn)高度自動化的流轉(zhuǎn)方式。比如完成某些任務后能進行自動化流轉(zhuǎn)，再舉個例子：設計師在云效上直接上傳設計終稿，產(chǎn)品確認后可自動流轉(zhuǎn)到下一流程節(jié)點。
2.打通辦公消息提醒體系
經(jīng)訪談發(fā)現(xiàn)，項目流轉(zhuǎn)存在信息傳遞不及時的卡點，需要提升用戶觸達。考慮到公司現(xiàn)有觸達方式中，美事和企業(yè)郵箱的普及度較高，依托這兩款產(chǎn)品能做到全公司的消息觸達。于是筆者與業(yè)務方梳理了消息提醒的場景，包括了「待辦提醒」和「異常提醒」兩部分。以下可以舉兩個案例進行分享。
自動化待辦提醒：需求負責人完成創(chuàng)建后會自動流轉(zhuǎn)到參與人，告知對方被分配了相應的事項。
自動化監(jiān)測提醒能力：舊版項目流轉(zhuǎn)是由負責人全權(quán)監(jiān)測，無形中增加工作成本。優(yōu)化后方案以系統(tǒng)監(jiān)測為主，負責人為輔。當系統(tǒng)監(jiān)測到異常時（主要是臨近逾期或已經(jīng)逾期），會自動在美事里推送未完成的內(nèi)容，用戶可點擊查看詳情，并及時處理。
1.概念提效
舊版的產(chǎn)品概念復雜，存在重復性內(nèi)容，如「項目」和「產(chǎn)品」，如“產(chǎn)品”和“項目”這兩個概念的相似度就很高，很多新用戶難以理解。同時不符合業(yè)界定義的認知，如「迭代」，本應該是需求的合集，但是舊版二者卻是并列關(guān)系，造成了理解成本高的問題。
在優(yōu)化方案中，我們將概念扁平化，合并相似度較高的概念，放棄部分不常用概念。同時調(diào)研市面現(xiàn)有平臺的概念體系，做到盡可能符合業(yè)界認知。從而降低理解成本。
2.搭建高坪效頁面
工作事項作為平臺最基礎組成部分，主要問題是頁面交互方式老舊，體現(xiàn)在結(jié)構(gòu)分散且層級復雜；使用過程中跳轉(zhuǎn)頻繁，需要重新搭建高坪效的頁面。同時在閱讀瀏覽、新增內(nèi)容和語義理解方面都存在設計細節(jié)問題。筆者以需求詳情頁為例，說一下搭建高坪效頁面的方法。
頁面層級重構(gòu)：筆者采用了卡片分類法將頁面組件重新歸類組合，重構(gòu)新頁面，同時考慮到用戶的快速瀏覽習慣，將原有跳轉(zhuǎn)新頁面改為抽屜的展示方式，減少反復頁面跳轉(zhuǎn)帶來的體驗不佳。
看到有用的信息：合理控制信息密度，同時保證添加內(nèi)容的便捷性。設計吸頂?shù)膭?chuàng)建入口，點擊后可跳轉(zhuǎn)到預設位置去添加內(nèi)容。頁面上不會出現(xiàn)多余信息，有效降低頁面的信息密度。
快速看到想看的：隨著用戶在抽屜內(nèi)新增的內(nèi)容越來越多，頁面也會變的越來越長，為提升瀏覽效率，在左側(cè)設計快捷幀導航欄，點擊后能快速跳轉(zhuǎn)到相應位置，提升瀏覽效率。
低成本理解文案：本次在語義設計上做了調(diào)整，確保用戶低成本理解。以操作日志為例，日志里記錄了所有操作記錄，表達內(nèi)涵是“哪些用戶在什么時間進行了如何的操作”，因此設計由「用戶名」+「行為」+「結(jié)果」+「操作時間」組成的字段句式，使語義做到標準化且降低理解成本。
3.多維度展示
在舊版方案中大量使用列表作為展示方式。但單一維度列表僅僅強調(diào)了事項的主題，考慮到在實地的工作場景中，用戶是需要從多種維度去管理工作事項。
層級關(guān)系展示：需求存在父子級關(guān)系（一個需求可以被拆分成多個子需求，分期完成），因此需要能表達清楚層級關(guān)系的展示方式。筆者使用了樹形圖的展示方式，明確父子級關(guān)系。
進度展示：因為我們所參與的事項都是有起止日期的，什么時候開始，什么時候結(jié)束，中間需要干多長時間，都需要讓用戶有清晰的感知，從而提升管理效率。筆者采用了甘特圖，以事項進度的維度來管理決策，同時設計了拖拽功能方便用戶及時編輯進度。
流轉(zhuǎn)狀態(tài)展示：工作事項需要流轉(zhuǎn)的，因此需要以流轉(zhuǎn)狀態(tài)的維度去展示事項，能更好地幫助用戶感知事項所處的狀態(tài)，及時規(guī)劃流轉(zhuǎn)動向，從而提升事項流轉(zhuǎn)效率。筆者采用了看板的展示方式，以事項流轉(zhuǎn)狀態(tài)的維度來管理決策，用戶可拖拽事項，及時進行流轉(zhuǎn)。
回歸到辦公提效公式：“辦公提效=角色完成任務的效率x流轉(zhuǎn)順暢程度”。在“流轉(zhuǎn)”和“角色”兩個方面的優(yōu)化。
通過梳理產(chǎn)品生命周期將做到全流程覆蓋，同時搭建信息體系，提升流轉(zhuǎn)信息的觸達，進而提升項目流轉(zhuǎn)效率。再通過優(yōu)化概念，降低學習成本；搭建高坪效頁面，提升閱讀和操作效率；搭建多維度展示方式，提升決策管理能力，保障用戶在各節(jié)點完成任務的效率。
最終做到精準的辦公提效。
本次改版還在繼續(xù)中，我們會繼續(xù)以提效為目標持續(xù)優(yōu)化。B端產(chǎn)品不同于C端，尤其是企業(yè)類辦公產(chǎn)品，會經(jīng)常缺乏埋點導致缺乏有效的數(shù)據(jù)支持，因此不能像C端產(chǎn)品以數(shù)據(jù)作為設計依據(jù)。
需要設計師深入產(chǎn)業(yè)了解業(yè)務背后的運行邏輯，訪談目標用戶觀察其行為并收集其訴求。由此才能足夠了解業(yè)務，為企業(yè)用戶產(chǎn)出更優(yōu)秀的設計方案。
希望這份B端設計改版的內(nèi)容能夠?qū)Υ蠹矣兴鶐椭?
作者：58UXD
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