如何系統(tǒng)化的進(jìn)行設(shè)計(jì)改版？
2021-4-15 ui設(shè)計(jì)分享達(dá)人
項(xiàng)目背景
當(dāng)公司的發(fā)展規(guī)模到一定程度時，考慮到信息安全、持續(xù)采購成本與相關(guān)風(fēng)險，企業(yè)會采取自研的方式來實(shí)現(xiàn)部分協(xié)同工作軟件的自產(chǎn)與自用，本文將以內(nèi)部目標(biāo)管理系統(tǒng)為例，闡述我們是如何系統(tǒng)化的做企業(yè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)改版？
什么是OKR？
OKR，是Objectives 和Key Results 的縮寫,即目標(biāo)和關(guān)鍵結(jié)果，它是企業(yè)進(jìn)行目標(biāo)制定和過程管理的重要手段?？峒覙吠瑯硬扇KR的管理方法，將公司目標(biāo)層層分解到團(tuán)隊(duì)，部門再到個人，在各個層面貫穿和統(tǒng)一起來，以幫助實(shí)現(xiàn)目標(biāo)達(dá)成。
改版不是設(shè)計(jì)說想改就能改，在做新的OKR系統(tǒng)之前，之前是通過「績效系統(tǒng)」來進(jìn)行目標(biāo)管理和績效評估，支持簡單的制定和結(jié)果的評估的使用，因系統(tǒng)操作流程、界面體驗(yàn)、業(yè)務(wù)場景已經(jīng)嚴(yán)重的影響到目標(biāo)管理的效率和效果，具體體現(xiàn)在幾個方面：
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系統(tǒng)看不懂，新人的宣導(dǎo)成本高
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操作不流暢，從制定、提交、審核、修改到進(jìn)度同步，員工使用起來不流暢
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誤操作成本高，不小心點(diǎn)錯導(dǎo)致信息的再次獲取和編輯成本高
總之，工具的體驗(yàn)已經(jīng)是嚴(yán)重影響公司員工目標(biāo)管理的一道障礙，所以如何將整體的系統(tǒng)操作體驗(yàn)提升起來是設(shè)計(jì)急需去解決的問題。 那么，確定有問題需要改，作為設(shè)計(jì)師，我們是如何去系統(tǒng)性的去為業(yè)務(wù)帶來更多的體系化的價值？
一、理清業(yè)務(wù)，制定策略
理清業(yè)務(wù)目標(biāo)，制定設(shè)計(jì)策略，是系統(tǒng)性改版產(chǎn)品的前提，在實(shí)際工作中設(shè)計(jì)師很容易被產(chǎn)品的原型、對產(chǎn)品的描述蒙蔽，只有非常清楚的理清業(yè)務(wù)的目標(biāo)，才能制定系統(tǒng)性、合理的設(shè)計(jì)策略來支撐業(yè)務(wù)，通過專業(yè)的設(shè)計(jì)方法來助力業(yè)務(wù)結(jié)果的達(dá)成，在這個項(xiàng)目中我們是如何做的呢？
對焦業(yè)務(wù)目標(biāo)
OKR系統(tǒng)的改版項(xiàng)目最開始是高層的訴求，提的業(yè)務(wù)要求很簡單“ 讓大家用起來，目標(biāo)管理起來”，那么如何讓大家用起來、利用系統(tǒng)將目標(biāo)管理起來是當(dāng)前需要解決的的問題。
“ 讓大家用起來，目標(biāo)管理起來”需要去解析的是，為什么舊的系統(tǒng)大家用不起來？為什么目標(biāo)管理有這個管理機(jī)制，但是沒有依賴于系統(tǒng)管理起來？
制定系統(tǒng)的設(shè)計(jì)支持策略
設(shè)計(jì)師同行可能會問： 不都是做需求嗎，有啥做啥，有啥策略可言？如果是以這樣的方式來做設(shè)計(jì)改版，很有可能會被業(yè)務(wù)方牽著跑，即便是知道對方堅(jiān)持的不是很合理，但也沒有辦法來推動這件事往更好的方向發(fā)展。
二、理解用戶，溯源問題
理解用戶，溯源本質(zhì)問題，是最設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)必不可少的環(huán)節(jié)，通過對用戶的深入研究，挖掘本質(zhì)的共性的問題。在這個項(xiàng)目中，我們通過定量+定性的手段獲取用戶的心聲：
定量問卷——獲取用戶的基礎(chǔ)的問題
前期在公司內(nèi)部針對普通員工、MGR、HRBP、高層4種角色，調(diào)研了100多位內(nèi)部用戶的心聲，將不同崗位和職級對于績效系統(tǒng)的問題真實(shí)反饋收集匯總。
定性訪談——深入獲取用戶的訴求
因?yàn)橄到y(tǒng)面向?qū)ο笫瞧髽I(yè)內(nèi)部員工，所以針對每個角色都做了訪談?wù){(diào)研，深入的挖掘他們對當(dāng)前的產(chǎn)品使用問題，并將問題按照核心流程中所涉及的角色在不同階段所需的操作和流程進(jìn)行了梳理，整個階段拆解為：制定階段、執(zhí)行階段、結(jié)束回顧三個主要階段，拆解每個角色在這些階段中的觸點(diǎn)和機(jī)會點(diǎn)。 結(jié)合問卷、專訪談的分析和梳理，篩選出目前系統(tǒng)的核心問題： 制定流程、對齊關(guān)系、過程跟蹤、信息觸達(dá)
三、串聯(lián)場景，各個擊破
在前面已經(jīng)初步發(fā)現(xiàn)和定義了問題，這么多分散的問題如果平鋪出來可能會嚇到產(chǎn)品和研發(fā)，所以接下來需要將其系統(tǒng)化的變?yōu)檎w的設(shè)計(jì)方案，我們需要將其串聯(lián)成完整的場景，然后逐步擊破，我們是如何做的呢？
重點(diǎn)模塊及爭議點(diǎn)的討論
在場景分析前期，我們設(shè)計(jì)內(nèi)部針對“核心階段”、”對齊關(guān)系“、”權(quán)限管理“、”全員OKR“進(jìn)行了討論和范疇的界定，對以下問題進(jìn)行了討論：
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大的階段：一共有幾個階段，在每個階段各個角色的需要做什么？
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關(guān)于對齊：對齊關(guān)系是怎樣的，如何處理對齊與被對齊，雙方都發(fā)起了對齊，怎么對齊到具體哪一條？
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關(guān)于權(quán)限：普通員工的權(quán)限定義；mgr的組員關(guān)系；如何確定查看的權(quán)限？
梳理清楚角色關(guān)系圖，有助于多方去理解各個維度的關(guān)系
以一個普通員工【小何】為例，在OKR系統(tǒng)中進(jìn)行OKR制定時，通常需要與多個角色產(chǎn)生關(guān)聯(lián)：
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CEO/BO：通過查看高層的目標(biāo)來看到公司的發(fā)力方向；
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MGR：明確部門目標(biāo)，制定個人的；OKR的審核與發(fā)布；進(jìn)展的跟進(jìn)；
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同組/協(xié)同部門：與協(xié)同部門綁定關(guān)聯(lián)關(guān)系，同步實(shí)時進(jìn)展；查看同組員工的進(jìn)展，橫向?qū)Ρ葌€人進(jìn)度。
結(jié)合業(yè)務(wù)需求，賦予體驗(yàn)價值
OKR系統(tǒng)雖然最為一個內(nèi)部管理系統(tǒng)，我們也逐步在設(shè)計(jì)側(cè)去從“具有功能價值”往”“賦予體驗(yàn)價值”去發(fā)力，將更多的“能”和“可以”轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺奖恪?、“簡單”和“輕量化”等，來提升各個流程階段中的體驗(yàn)，比如：
具體到串聯(lián)場景怎么去理解？
一個新的OKR周期會經(jīng)歷三個主要階段，每個階段會涉及到多個節(jié)點(diǎn)，在每個一個節(jié)點(diǎn)上去思考發(fā)力方向： 為了便于理解，將關(guān)鍵的場景提供了比較簡短的描述，這個描述就是從舊到新的過程，后面的設(shè)計(jì)展示也是圍繞著這些內(nèi)容進(jìn)行展開，具體如下：
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管：高效審核，隨時跟進(jìn)；條條對齊，事事關(guān)聯(lián)；
③結(jié)束回顧，包含查看、追溯、復(fù)盤
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復(fù)盤：復(fù)盤總結(jié)，目標(biāo)達(dá)成
四、方案設(shè)計(jì)，中途驗(yàn)證
經(jīng)過前面一系列的調(diào)研、分析總結(jié)，設(shè)計(jì)圍繞著3個階段的關(guān)鍵結(jié)論進(jìn)行展開，即OKR制定、執(zhí)行、結(jié)束三個階段 （因每個階段篇幅較長，方案設(shè)計(jì)部分僅展示部分頁面的思考過程和頁面展示）
輕松撰寫，高效共創(chuàng)
在寫OKR時，設(shè)計(jì)讓撰寫輕松、可以高效的共創(chuàng)，主要通過以下3點(diǎn)：
（1） 清晰的頁面結(jié)構(gòu)：
讓用戶能明確的感知到系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)是有規(guī)律的，可以簡單被理解的，即左邊全局控制，右邊內(nèi)容展示
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左邊導(dǎo)航全局控制著寫、審、查、通4個功能
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右邊內(nèi)容展示跟隨著導(dǎo)航內(nèi)容變化
為了讓用戶可以沉浸在一個頁面寫內(nèi)容同時，還能縱覽全局結(jié)構(gòu)，在寫OKR的頁面增加了OKR大綱的錨點(diǎn)切換功能，便于多個KR之間的切換，避免因頁面過長帶來的翻閱困難的問題。 減少步驟，減少跳轉(zhuǎn)有很多場景都有涉及到，比如：
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以以新增一個O和新增一個KR為例，步驟從原來10步減少到4步，頁面調(diào)整從多步驟彈窗到在1一個頁面即可完成內(nèi)容的撰寫；
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在與別人關(guān)聯(lián)時，在撰寫頁面會收攏所有邀請方的信息；
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在查看對方進(jìn)度，原來需逐個點(diǎn)擊進(jìn)去了解，到現(xiàn)在幾乎可以全局視角來管理進(jìn)度。
簡單查看、便于跟進(jìn)
查看和跟進(jìn)屬于第三方的協(xié)同伙伴，為了讓伙伴更輕松的跟進(jìn)，做了2個設(shè)計(jì)處理：
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在人員展示邏輯上，在OKR展示時，將關(guān)聯(lián)人、同組人直接展示出來，減輕用戶的查詢成本；
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在展示內(nèi)容上，將O全部展示，進(jìn)度以及更新時間全部直接展示出來，便于關(guān)聯(lián)方快速便捷的知會。
簡單審核、隨時跟進(jìn)
在管理者審核下屬員工時，簡化了大量信息，前置待處理信息以及待處理的關(guān)鍵信息，讓管理者比較直觀的知道有哪些人提交了，哪些人修改了，哪些人需要重寫等等。
隨時更新、條條溯源
為了讓員工便捷的進(jìn)度管理，在OKR管理頁面以輕量的臨時彈窗，來方便用戶快速發(fā)起和輸入內(nèi)容，每條更新記錄同時也能同步給關(guān)聯(lián)方。
慎重修改、條條有據(jù)
慎重修改、條條有據(jù)主要是滿足管理者和關(guān)聯(lián)管理訴求，OKR可以在中途被修改，但是修改的結(jié)果是需要明確告知相關(guān)人，在增加、刪除、減少的內(nèi)容上，以特殊的示意對比來記錄依據(jù)，同時也督促發(fā)起方能審慎修改。
合理推送
OKR的消息推送在整個階段中占據(jù)了非常重要的信息觸達(dá)的作用，在整個OKR的制定階段和執(zhí)行階段不可或缺的部分，而消息推送過多將會導(dǎo)致信息冗余，那么如何合理進(jìn)行推送消息也是重要一環(huán)。
我們把消息類型通過兩個維度定義消息的優(yōu)先級：“重要性”和“緊急度”，通過四象限法則，我們拆出來了：
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通過此模型和產(chǎn)品確定了每一個消息類型的所在位置，且清晰表達(dá)的了每個消息應(yīng)當(dāng)?shù)奈恢?
在酷家樂有非常多的信息接收渠道，每個渠道都有相應(yīng)的特點(diǎn)，我們結(jié)合渠道的特點(diǎn)去確定不同優(yōu)先級的消息應(yīng)當(dāng)推送的渠道。
最終在實(shí)現(xiàn)方案上，實(shí)現(xiàn)了有層次、分場景的消息推送方案，盡量做到少打擾用戶同時，可以及時了解重要信息。 
終端差異
桌面端是主力生產(chǎn)平臺，通常是多窗口多任務(wù)，鍵鼠操作精確高效。在專注姿態(tài)下，我們可以盡量安靜地展示更多常用功能，讓用戶在一個視圖中即可完成相對復(fù)雜的任務(wù)。同時在列表頁中，更大的空間讓我們可以把目錄樹展開，減少導(dǎo)航跳轉(zhuǎn)。 手機(jī)端的特點(diǎn)是專注當(dāng)前任務(wù)?？梢酝ㄟ^信息降噪，加強(qiáng)對比來讓信息傳達(dá)能明確，幫助用戶完成單個任務(wù)；而清晰的導(dǎo)航可以避免小屏幕上頁面頻繁切換所帶來的導(dǎo)航負(fù)擔(dān)。
最終實(shí)現(xiàn)方案
結(jié)合終端的差異，把移動端定位為：側(cè)重便捷快速的查看和溝通，同時將重編輯的場景在移動端去除了，更加側(cè)重于查看、互動和進(jìn)展更新的低成本操作的場景。
中途驗(yàn)證效果，確保上線的效果
在設(shè)計(jì)的過程中，為了進(jìn)一步的驗(yàn)證設(shè)計(jì)合理性和易用性，針對角色代表進(jìn)行了8組可用性測試，最終普遍反饋新版的操作體驗(yàn)更好。
五、落地追蹤，拿到結(jié)果
針對了項(xiàng)目的設(shè)計(jì)效果落地，設(shè)計(jì)除了在過程中不斷的跟進(jìn)產(chǎn)品和研發(fā)提出的問題，在測試階段提出效果走查文檔，不斷的打磨細(xì)節(jié)，才能保證最終的設(shè)計(jì)效果，當(dāng)然付出總會有回報，新版的系統(tǒng)上線除了制定、管理、查看關(guān)鍵模塊的UV和PV的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)達(dá)到了比較好的效果外，在新老版本的滿意度和流程操作犯錯率上也得到了一個比較好的驗(yàn)證。
寫在最后
在OKR系統(tǒng)項(xiàng)目的整體流程中，針對產(chǎn)品大改版的時候，我們設(shè)計(jì)需要前置思考業(yè)務(wù)，全局看待產(chǎn)品，系統(tǒng)性的去思考和設(shè)計(jì)，助力業(yè)務(wù)結(jié)果達(dá)成的同時讓設(shè)計(jì)價值更好的體現(xiàn)出來，最后再回顧下整體流程：
