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來源：http://ecd.tencent.com/project-management.html

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電商用戶體驗(yàn)設(shè)計(jì)部（簡稱ecd）早期的設(shè)計(jì)管理是通過各leader跟產(chǎn)品經(jīng)理收集和手工排需求的形式，但隨著產(chǎn)品需求的激增，團(tuán)隊(duì)的擴(kuò)大，每周的設(shè)計(jì)需求已從每周幾十單激增到幾百單，部門順應(yīng)組建設(shè)計(jì)管理組，聚焦在流程和項(xiàng)目如何更，今天跟大家分享其中的工具化心得。

早期的設(shè)計(jì)部門的流程是這樣的：

產(chǎn)品經(jīng)理寫一個(gè)設(shè)計(jì)需求的文檔，匯總多個(gè)需求到一個(gè)填寫規(guī)范的表格在每周統(tǒng)一時(shí)間寫給設(shè)計(jì)排期人（一般是leader，也有的是專門的項(xiàng)目PM）排期人拿到表格后在另外一份排期表格上填寫各類需求，處理人，完成時(shí)間等期間還需要通過電話和RTX溝通需要調(diào)整的需求，再把表格復(fù)制到郵件上發(fā)送郵件，整個(gè)流程下來需要多個(gè)表格樣式來記錄這些信息。也不方便后續(xù)統(tǒng)計(jì)需求和相關(guān)信息。后來公司大規(guī)模使用TAPD來提交需求，做信息需求管理，

在這個(gè)基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)管理部門開始考慮研發(fā)一整套流程工具來優(yōu)化整個(gè)流程的方式。

第一步：配置TAPD模版

第二步：研發(fā)排期工具和CP排期工具

第三步：研發(fā)具有展示作品和發(fā)送設(shè)計(jì)確認(rèn)郵件的工具

配置適合設(shè)計(jì)部使用的TAPD模版

TAPD是公司引入的一套敏捷迭代的需求提交工具，是面向全公司使用，提交需求頁面有很多不需要的信息，會干擾到提交需求的人，樣式可以通過配置模版來解決，前期在配置模版樣式的時(shí)候，想地比較簡單，結(jié)果碰到不少釘子，產(chǎn)品同學(xué)不樂意配合使用新流程，后面通過與產(chǎn)品單獨(dú)溝通了解，產(chǎn)品提交的需求是分2個(gè)階段，設(shè)計(jì)和開發(fā)（部分產(chǎn)品項(xiàng)目不同），在設(shè)計(jì)階段的需求，只需要產(chǎn)品填寫需求標(biāo)題，設(shè)計(jì)詳細(xì)信息，啟動(dòng)時(shí)間，處理人即可，包括附件的交互稿，以前的設(shè)計(jì)需求都是跟開發(fā)配置的入口一起提交的，不方便統(tǒng)計(jì)需求量和模版樣式，了解到設(shè)計(jì)和開發(fā)需求分開后，根據(jù)各設(shè)計(jì)中心的情況，配置了各自的入口，產(chǎn)品經(jīng)理只需要找到設(shè)計(jì)中心自己產(chǎn)品組的入口提交需求就可以正常提交需求，優(yōu)化后的模版減輕了產(chǎn)品經(jīng)理填寫需求的工作量。減少了收集人的角色，不用每周拉群去喊人收集需求，她是最有動(dòng)力去幫你推進(jìn)這流程的，有她幫助，后續(xù)給產(chǎn)品同學(xué)做相應(yīng)的培訓(xùn)也簡單好多，所以這次模版調(diào)整最大感受就是簡單易用的流程能減輕工作量的才能推動(dòng)別人使用。

排期工具

產(chǎn)品經(jīng)理在規(guī)定時(shí)間提交填寫了需求，設(shè)計(jì)這邊的排期PM使用排期工具進(jìn)行一鍵拉取需求，需求對應(yīng)就顯示在不同角色的處理人的下周日期內(nèi)，PM在排期表里進(jìn)行調(diào)整處理人時(shí)間和需求分類等信息。再通過調(diào)取郵件端口的形式，直接把排期表發(fā)送給相關(guān)的人員。在2期迭代的計(jì)劃里，還能在這個(gè)排期工具里實(shí)現(xiàn)提交需求的入口，會更簡單容易操作，如果遇到內(nèi)部需求消化不完，還能通過遷移需求的方式，把需求轉(zhuǎn)到CP排期系統(tǒng)里（不在這里具體描述CP系統(tǒng)），形成一站式提交的閉環(huán)流程。

具有展示作品和發(fā)送確認(rèn)郵件的工具

以前的設(shè)計(jì)師缺少一個(gè)作品展示和沉淀的平臺，發(fā)送設(shè)計(jì)待確認(rèn)的郵件需要翻找以前的郵件模版修改標(biāo)題和相關(guān)樣式發(fā)送郵件，解決這2個(gè)的問題的工具樣式就應(yīng)運(yùn)而生，它是一個(gè)類似花瓣頁面的工具平臺來統(tǒng)一展示，在這里除了可以展示作品，還能存儲設(shè)計(jì)作品源文件，通過直接拖拉的方式把PSD文件拖到頁面里進(jìn)行保存，保存好的圖樣樣式通過一鍵發(fā)送郵件會調(diào)用設(shè)置好的待確認(rèn)郵件模版完成發(fā)送郵件操作，大大減輕發(fā)送郵件需要修改之前樣式的負(fù)擔(dān)。

通過上面的簡單介紹，我們了解到ECD是如何通過工具化來解決流程效率的問題的。

那么我們總結(jié)出工具化的主要特征是：
– 以完成一項(xiàng)或多項(xiàng)任務(wù)為目的
– 注重操作流程引導(dǎo)
– 強(qiáng)調(diào)快速完成任務(wù)
– 非完成目標(biāo)的唯一手段，只是協(xié)助用戶更完成該目標(biāo)

通過一系列的工具使用，在流程上能給設(shè)計(jì)師帶來更輕松的操作體驗(yàn)，工具非完成目標(biāo)的唯一手段，只是協(xié)助用戶更完成該目標(biāo)。

如果你還有其他更好的關(guān)于流程的工具，歡迎一起來交流喔。